Output Management | Aroundoffice

Was ist Output Management?

Mit einem Output Management System können papiergebundene Dokumente erfasst, erstellt, verwaltet, gespeichert und ausgegeben werden. D. h. ein eingescanntes Dokument oder ein Fax müssen nicht notwendigerweise ausgedruckt werden, sondern können als E-Mail oder sogar De-Mail empfangen, abgelegt, weitergeleitet werden. Das spart Toner und Papier und somit unnötige Kosten für Unternehmen.

Natürlich können eingehende Dokumente immer noch ausgedruckt werden – überflüssige Ausdrucke hingegen nehmen ab. Output Management wird somit zu Recht synonym zu Druckkostenoptimierung verwendet.

In der obenstehenden Grafik ist der Ablauf mit einem Output Management System gut visualisiert: Es bündelt quasi alle geschäftlichen Kommunikationskanäle: Postbriefe, E-Mails, Faxe, Scans etc. und überführt diese in die vom Empfänger gewünschte Form: Ob PDF-Dokument oder E-Mail. Nicht nur eingehende Informationen können gesteuert werden, auch die ausgehenden sind besser administrierbar. Frankierungen oder Briefbogenwahl laufen automatisch.

Fazit

Output Management automatisiert Arbeitsabläufe, steuert Druckaufträge, kontrolliert die Ausgabe papiergebundener Materialien firmenweit. Dokumente können sowohl in Papierform als auch in digitalisierter Form erstellt werden.

Was sind die Vorteile?

Output Management Systeme übernehmen auch die Distribution: Sie erkennen Absender und Empfänger und leiten die Informationen entsprechend weiter. Der Empfänger entscheidet, wie er diese vorgelegt bekommen möchte. Gut abgestimmte Systeme führen auch vorher programmierte Aktionen automatisch aus: Mailings von der Geschäftsleitung werden immer ausgedruckt, Informationen der Buchhaltung werden archiviert, Post von wichtigen Kunden erscheint mit hoher Priorität im Mailfach.

Angeschlossen an ein Druckzentrum, werden hier alle druckrelevanten Daten gebündelt und ausgewertet. Output Management überprüft die Druckerkapazitäten und verteilt die Druckaufträge gleichmäßig und effizient.

Vorteile von Output Management Systemen

Steigerung der Unternehmenseffizienz: Die vorhandenen Informationen werden effektiver genutzt.
Steigerung der Prozesseffizienz: Die Mitarbeiter können sich auf ihre Kernprozesse konzentrieren.
Druckkostenoptimierung: Kostenersparnis durch geringeres Druckaufkommen und Kostentransparenz.
Ganzheitliche Vernetzung: Die medialen Möglichkeiten, Dokumente heute zu empfangen oder zu verschicken sind enorm gestiegen – Output Management bringt diese Vielfalt unter einen Hut.
Steigerung der Druckeffizienz: Bündelung einzelner Druckaufträge, wenn sie z. B. die gleiche Papiersorte verwenden und ausgeglichene Verteilung auf unterschiedliche Drucksysteme wünschen.
Erhöhte Automatisierung: Dokumente ggf. mit weiteren Elementen anreichern (z. B. Logos, Unterschriften) – das reduziert die manuellen Arbeitsschritte.
Erleichterung der Wartung: Automatisierte Drucker- und Ressourcenüberwachung, Farbmanagement für unterschiedliche Drucksysteme.
Zentrale Dokumenten- und Formularverwaltung: Vordrucke werden zentral und digital „gelagert“. (üblich bei vielen modernen Kopierern, regelmäßig bspw. bei Modellen der Marke OKI)

Externe Druckzentren

Haben Sie nicht die Kapazitäten im eigenen Haus, rechnen sich externe Druckzentren: Überlassen Sie diesen das Drucken, Eintüten, Frankieren und Versenden Ihrer Post. Heutige Standards machen selbst die physische Post überflüssig: der E-Postbrief oder die De-Mail sind genauso sicher. Die Briefe müssen nur noch selbst aufgesetzt werden, sogar die Unterschrift erfolgt digital.

Ab wann sich ein externes Druckzentrum lohnt, entscheidet das Druckvolumen und der Anbieter: Bei manchen Angeboten lohnt sich ein externer Dienstleister schon ab 500 Dokumenten, bei einem anderen erst ab 1.000.

Für wen eignen sich Output Management Systeme?

Output Management Systeme für Druckerzentren eignen sich nur für Unternehmen ab einer gewissen Größe. Für Kleinbetriebe mit nur einem Multifunktionskopierer macht diese nicht gerade günstige Software-Lösung keinen Sinn. Aber ab 50 Druckern innerhalb eines Unternehmens ist Output Management empfehlenswert.

Weitere Kriterien sind:

viele unterschiedliche Drucker- bzw. Kopierermodelle
hohes Druckvolumen
professionell benötigtes Auftrags-Splitting bzw. Bündelung: Hochglanz-Broschüren, einfache Flyer, Kundenanschreiben (Farbkopien vs. Schwarz-Weiß-Ausdrucke, Bündelung gleichartiger Aufträge)

Multifunktionsgeräte für Output Management

Für ein effizientes Output Management ist der Hersteller Ihres Kopierers nebensächlich. Diese Systeme können unterschiedliche Fabrikate gleichermaßen gut handhaben. Wichtig ist, dass Sie bei der Erstbeschaffung gleich darauf achten, sich Multifunktionsgeräte zu besorgen: Diese Geräte sind Kopierer, Drucker, Faxgerät und Scanner in einem. Lassen Sie sich dazu umfassend beraten und vergleichen Sie mehrere Angebote. Wir vermitteln Ihnen die passenden Anbieter aus Ihrer Region.

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