Planung

In vier Schritten zum optimalen Kopierer

Schritt 1: Bedarf ermitteln

Kopierer mit Tintenstrahldrucker sind günstig in der Anschaffung, doch das Verbrauchsmaterial ist teuer. Laserkopierer haben einen deutlich höheren Anschaffungspreis, die einzelne Kopie kostet aber weniger. Welches Gerät das richtige für Sie ist, hängt hauptsächlich davon ab, wie viele Kopien Sie pro Jahr brauchen.

So ermitteln Sie Ihren Kopierbedarf:

1. Zählerstände von vorhandenen Kopierern und Rechnungen für Papier als Hinweis auf Verbrauch prüfen
2. Rechnungen aus Kopiershops auswerten
3. Aufschlüsseln, wie viele Kopien schwarz-weiß und wie viele in Farbe sein sollen
4. Festlegen, wie groß ist die maximale Vorlagengröße sein soll und wie häufig wird sie benötigt wird

Schritt 2: Aufstellungsort finden

Kopierer, die einen Laserdrucker verwenden, emittierten Ozon und Feinstaub in ihre Umgebung. Es ist umstritten, ob davon eine Gesundheitsgefahr ausgeht. Bei großen Kopieraufträgen sollte der Raum, in dem der Kopierer arbeitet, aber gut gelüftet werden. Einige Hersteller bieten auch Spezialfilter an, die die Umweltbelastung verringern sollen. Während sich Tintenstrahlkopierer auch als Tischgeräte eignen, sind Laserdrucker besonders beim Aufwärmen laut und sollten deshalb in einem separaten Raum aufgestellt werden.

Schritt 3: Ausstattung festlegen

Moderne Kopierer können viel mehr, als nur Schriftstücke zu vervielfältigen. Eine Vielzahl von Funktionen lässt sich oft nachrüsten, wenn man sie nicht sofort benötigt. Dennoch sollten sie von vorne herein eingeplant werden, um eine problemloses Erweitern zu gewährleisten.

Schritt 4: Wartung sicherstellen

Kein Kopierer kommt ohne regelmäßige Wartung aus. Zum einen müssen die Verbrauchsmaterialien wie Papier, Tinte oder Toner regelmäßig aufgefüllt werden. Zum anderen sollten Servicetechniker die ordnungsgemäße Funktion in festgelegten Intervallen sicherstellen.