Kuvertiermaschinen sind nützliche Helfer bei der Abarbeitung der ausgehenden Post. Sie verfügen über mehrere Zuführstationen, die mit Schriftstücken oder Beilagen bestückt werden können. Die Kuvertiermaschine ordnet alle gewünschten Blätter automatisch und falzt sie. Anschließend werden sie automatisch in einen Briefumschlag gebracht und verschlossen. Abhängig vom gewählten Modell können Kuvertiermaschinen Umschläge verschiedener Norm befüllen; auch die Dicke und Anzahl der Beilagen sowie die Falztechnik variiert.
Um den Versandprozess noch weiter zu automatisieren, können Kuvertiermaschinen um Adressierer oder Frankiermaschinen ergänzt werden. Hochwertige Maschinen lassen sich problemlos mit einer Frankiermaschine kombinieren.
Auch Frankiermaschinen gibt es in verschiednen Leistungsumfängen: von 50 Sendungen am Tag bis hin zu 6.600 Briefen pro Stunde. Frankiermaschinen versehen die Umschläge mit einem gültigen Postwertzeichen - für den richtigen Wert sorgt eine integrierte Waage.
Neben definierten Adressen können mit einem Direktadressierer auch beliebige Moive auf die Kuverts gedruckt werden. Sie gibt es als Farbdrucker oder als schlichte Schwarz-Weiß-Geräte. Viele Drucker erstellen Postkarten oder sogar Formulare.
Um die richtige Kuvertiermaschine zu kaufen, sollten Sie das ausgehende Postaufkommen genau kennen. Denn erstes Auswahlkriterium ist die Leistung der Maschine: Die kleinsten Maschinen verarbeiten 1.000 Kuverts pro Stunde, die leistungsstärksten bis zu 12.000 Kuverts in der Stunde.
Versenden Sie oft mehrseitige Dokumente, benötigen Sie eine Lesevorrichtung, die dafür sorgt, dass die Blätter in der richtigen Reihenfolge in den Umschlag gelangen. Wählen Sie außerdem die Anzahl der Zuführstationen gemäß des Briefumfanges: Je mehr Dokumente Ihre einzelnen Postsendungen enthalten, desto sinnvoller sind mehr als zwei Zuführstationen.
Um den Kuvertiervorgang weitestgehend zu automatisieren, können Sie die Maschinen programmieren, sodass sie selbstständig nacheinander verschiedene Dokumente zum Postversand vorbereiten. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Speicherfunktion: Bis zu neun Jobs können manche Maschinen speichern. So müssen Sie sie nicht jedes Mal von Neuem programmieren.
Die Preise für Kuvertiermaschinen variieren stark. Das liegt an den unterschiedlichen Geschwindigkeiten und Zusatzfunktionen der Geräte, zudem können sie sich in der Qualität unterscheiden. Günstige Einsteigermodelle sind schon für unter 1.000 Euro zu bekommen. Wer eine hochwertige Kuvertiermaschine kaufen will, kann dafür jedoch auch über 5.000 Euro zahlen. Im professionellen Bereich sind auch leistungsstarke Kuvertierstraßen erhältlich, diese kosten jedoch ein Vielfaches.
