Die Auslagerung ist gerade für kleine und mittelständische Unternehmen meist die beste Wahl, um den zeitlichen und finanziellen Aufwand möglichst gering zu halten. Werden Gehaltsabrechnungen ausgelagert, ist kein separater Mitarbeiter notwendig. Dadurch werden Ihrem Unternehmen Personalausgaben wie Sozialaufwendungen, Weihnachts- und Urlaubsgeld, sowie Laufzeit bei Krankheit erspart. Darüber hinaus müssen Sie sich nicht mit ständig veränderten Steuergesetzen befassen und die Fortbildung finanzieren.
Für die Übernahme Iher Gehaltsabrechnungen werden zunächst die Stammdaten des Unternehmens und seiner Mitarbeiter einmalig erfasst. Dabei werden monatliche Bewegungsdaten festgehalten. Zu solchen Daten zählen unter anderem Neueinstellungen oder Entlassungen von Mitarbeitern. Gehälter werden berechnet, monatliche Verdienstbescheinigungen für die Mitarbeiter erstellt und kuvertiert.
Auch die Meldung der Daten bei Sozialversicherungsträgern, die Vorsteueranmeldung bei Finanzämtern und die Nachweise bei Berufsgenossenschaften und Krankenkassen werden von einer einschlägigen Agentur getätigt. Zudem werden Arbeitszeitkonten sowie Urlaubs- und Krankentage verwaltet.
Der Unternehmer erhält monatliche Kostenstellenlisten sowie eine Auswertung der Gehaltsabrechnungen. Vielfach bereiten Agenturen auch den Zahlungsverkehr vor und archivieren die Daten über die gesetzlich vorgeschriebene Dauer. Für Mitarbeiter des Unternehmens ist die Abrechnungsagentur der Ansprechpartner für behördliche Verdienstbescheinigungen.
Die Auslagerung der Abrechnung erfolgt im Regelfall recht unkompliziert. Nach der einmaligen Erfassung der Stammdaten legt der Unternehmer den Zeitpunkt der monatlichen Gehaltszahlungen fest. Kurz vor dem Termin übermittelt er der Agentur eine vollständige Mitarbeiterliste mit allen relevanten Angaben wie etwa geleisteten Stunden, Überstunden oder Urlaubsgeldanspruch. In der Regel dauert es nur etwa zwei bis drei Tage, bis das Gehaltsabrechnungspaket mit den einzelnen Mitarbeiterabrechnung und einer Auswertung zugesandt wird.
Die Kosten einer externen Gehaltsabrechnung werden von mehreren Faktoren beeinflusst. Hierzu gehören der Leistungsumfang des Büros, sowie die Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter. Gehaltsabrechnungen können monatlich bereits ab sieben Euro pro Mitarbeiter durchgeführt werden. Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern würde monatlich in etwa 350 Euro für die ausgelagerte Gehaltsabrechnung bezahlen. Mitunter werden Mengenboni gewährt sowie Pauschalvereinbarungen des Honorars vereinbart.
