Daher ist es günstig, die Lohnabrechnung auszulagern und extern an spezialisierte Dienstleister zu vergeben. So kann das Unternehmen nicht nur Geld bei Fixkosten und hohen Softwarepreisen sparen, sondern auch flexibel auf bestimmte Bedingungen reagieren, beispielsweise wenn jemand aus der Buchhaltung erkrankt. Dabei übernimmt das externe Büro vielfältige Aufgaben wie Anmeldungen beim Finanzamt, Verwaltung der Arbeitszeitkonten und Urlaubstage.
Auf dem Markt gibt es viele Anbieter für die externe Lohnabrechnung. Bevor man diese miteinander vergleicht, sollte man im Vorfeld den Bedarf des Unternehmens an einzelnen Aufgaben ermitteln. Für eine günstige Lohnabrechnung, die zudem frei von Fehlern ist, müssen die Anbieter wichtige Details über steuerliche, sozialversicherungs- und arbeitsrechtliche Vorgaben wissen.
Die Qualität des jeweiligen Lohnbüros lässt sich anhand von Referenzen, Softwarewartungsverträgen und dem ITGS-Prüfungszertifikat nachweisen. Die externe Lohnabrechnung kann schnell innerhalb von zwei bis drei Tagen erstellt werden. Darüber hinaus ist eine Nutzung im laufenden Kalenderjahr nicht problematisch.
Die Standardtarife liegen bei monatlichen 6,50 Euro pro Mitarbeiter. Auch in diesem Bereich gibt es eine Art Mengenrabatt, das heißt, je mehr Mitarbeiter das Unternehmen beschäftigt, desto günstiger kann der Tarif werden. Nimmt man Premiumdienstleistungen beispielsweise bei flexiblen Vergütungen der Mitarbeiter in Anspruch, kann sich der Tarif auf bis zu zehn Euro erhöhen. Um eine günstige Lohnabrechnung zu erhalten, sollten im Vorfeld folgende Fragen gerklärt werden:
