Die Verdienstabrechnung wird in der Regel auf mindestens einer DIN A4 Seite versendet und unterliegt einer sechsjährigen Aufbewahrungsfrist. Alle Lohnabrechnungen sollten daher gut sortiert aufbewahrt werden, damit sie bei einer eventuellen Lohnsteuerprüfung leicht wiedergefunden werden können. Der Arbeitgeber wiederum ist verpflichtet seinen Angestellten eine Verdienstabrechnung auszuhändigen.
Eine Verdienstabrechnung muss einem Arbeitnehmer eine nachvollziehbare Berechnung seines Nettolohns ermöglichen. Eine Verdienstabrechnung muss daher über einige Mindestangaben verfügen. Sie muss zum einen die Lohnsteuerklasse angeben, und zum anderen muss sie die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts ausweisen. Von dem Bruttogehalt wird in der Regel zunächst die Lohnsteuer, sowie der Solidaritätszuschlag abgezogen.
Ein anderer großer Teil der Abgaben sind Lohnnebenkosten und gehen an die Krankenversicherung, die Rentenversicherung, die Arbeitslosenversicherung und die Pflegeversicherung. Im Falle einer Kirchenmitgliedschaft kommt hier noch die Kirchensteuer hinzu. Auch Zuschläge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse müssen detailliert angegeben sein. Am Ende dieser Berechnung steht dann der Nettolohn, den der Arbeitnehmer auf sein Konto überwiesen bekommt.
Da eine Verdienstabrechnung von jedem Unternehmen an seine Arbeitnehmer versendet werden muss, stellt die Erstellung dieser eine zeitintensive Aufgabe für die entsprechende Abteilung dar. Bereits bei kleinen und mittleren Unternehmen ist für diese Aufgabe ein geschulter Mitarbeiter, sowie ein bestimmtes Computerprogramm nötig.
Bei großen Unternehmen ist häufig eine ganze Abteilung für die Verdienstabrechnung zuständig. Auf Grund dieser hohen erforderlichen Ressourcen entscheiden sich immer mehr Unternehmen ein anderes externes Unternehmen mit der Verdienstabrechnung zu beauftragen. Dies führt zum Einsparen von Zeit- und Arbeitsaufwand und einem effizienteren Arbeiten. Die Auslagerung der Verdienstabrechnung kann somit häufig sogar günstiger für ein Unternehmen sein.
