Bedeutung einer genauen Zeiterfassung für Ihr Unternehmen
Nur selten setzt sich in mittelständischen Unternehmen die Arbeitszeit der Mitarbeiter ausschließlich aus fest geregelten Arbeitsstunden zusammen. So müssen oft auch folgende Leistungen erfasst und vergütet werden:
- Schicht- und Teilzeitarbeit
- Dienstreise
- Schulung
- Gleitzeit
- Außendienst
- Vertrauensarbeit
Mit der Anzahl der Mitarbeiter wächst auch der Verwaltungsaufwand Ihres Unternehmens. Ein weiterer Faktor für eine komplexere Personalzeitwirtschaft ist die Menge an möglichen Abweichungen, die sich zum Beispiel aus Zuschlägen ergeben. Eine Sonntagnacht muss höher vergütet werden als die eines Wochentages. Die vielen Besonderheiten verringern die Überschaubarkeit der tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden und können zu Fehlern bei der Lohnabrechnung führen.
Ohne Zeiterfassung – Konsequenzen für Unternehmen
Laut einer Studie der Maxwell Research Corporation betragen Fehler in der Gehalts- und Lohnabrechnung auch bei mittelständischen Unternehmen jährlich im Durchschnitt 0,4 bis 9 Prozent der Lohnsumme pro Firma. Dabei trägt unter anderem das Runden wegen ungenauer Zeiterfassung zu Fehlkalkulationen bei.
Ein Beispiel für die daraus resultierenden Mehrkosten bei der Mitarbeitervergütung:
Nimmt man einen Betrieb mit 100 Mitarbeitern an, deren Stundensatz durchschnittlich 25 Euro und die durchschnittliche monatliche Stundenleistung 170 Stunden beträgt, werden im Fall der Tiefst-Fehlerquote von 0,4 Prozent jährlich circa 20.400 Euro zu viel Lohn gezahlt. Bei einem Höchstwert von 9 Prozent kann der Mehrwert sogar bis zu 459.000 Euro pro Jahr betragen.
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Vorteile der elektronischen Zeiterfassung
Eine elektronische Zeiterfassung ist gegenüber einer manuellen mit Stundenzetteln in der Regel viel präziser und effizienter. Ihr Unternehmen kann durch die Inbetriebnahme eines elektronischen Zeiterfassungsgeräts außerdem von den folgenden Vorteilen profitieren:
- Möglichkeit einer genauen Auswertung von gleitenden und flexiblen Arbeitszeiten
- Reduzierung des Pflegeaufwands, da keine Datenänderung für Lohnabrechnung, Personalkartei und Personaleinsatzplanung notwendig ist
- Geringe Unterhaltungskosten durch Wiederverwendbarkeit der Erfassungsmedien (z. B. Schlüsselanhänger mit Chip
- Möglichkeit zur beliebigen Datenauswertung (Urlaubslisten, Anwesenheitsübersicht, Krankenstand)
- Verwaltungsaufwandreduzierung durch Vermeidung von Stundenzetteln und Möglichkeit zur automatischen Übergabe der Zeitdaten an Gehalts- und Lohnprogramme
- Problemlose nachträgliche Korrektur
- Jederzeit Möglichkeit zur Selbstauskunft der Mitarbeiter über ihre aktuellen Zeitkonten
Andere Einsatzbereiche von Geräten zur Zeiterfassung
Dennoch zeichnen sich die meisten Zeiterfassungsgeräte durch eine Kombination von verschiedenen Funktionen aus und können somit nicht nur der Ermittlung von Personalzeiten dienen. Je nach Modell können durch sie unter anderem folgende Daten Ihres Unternehmens erfasst und zur Kalkulation herangezogen werden:
- Betriebs- und Maschinendaten
- Zutrittskontrolle
Betriebs- und Maschinendatenerfassung
In der Regel umfasst der Begriff Betriebsdaten alle allgemeinen Istwerte Ihres Unternehmens bezüglich seiner Prozesse und Zustände. Auftragsdaten, wie Auftragsstatus- und fortschritt, sowie Produktionsdaten, wie Stückzahlen, Gewichte und Qualitäten, können hierbei ermittelt werden. Zu Maschinendaten gehören meist Parameter wie Laufzeiten, Störungen oder Verbrauch an Energie, Material und Hilfsmitteln. Durch die Erfassung dieser Daten in Kombination mit den Personalzeiten lässt sich eine höhere Transparenz und somit auch effizientere Kostenkontrolle in Ihrem Unternehmen erzielen.
Zutrittskontrolle
Durch ein Gerät, das nicht nur die Funktion der Personalzeiterfassung, sondern auch die der Zutrittskontrolle besitzt, können Sie Sachwerte, Informationen und Mitarbeiter Ihres Unternehmens vor unerlaubten Zugriffen schützen. Somit gewinnt Ihre Firma insgesamt an innerer und äußerer Sicherheit und Ordnung. Nur berechtigte Personen erhalten Zutritt zu bestimmten Räumen, andere Personenkreise wiederum können nicht alle Bereiche betreten.
Das müssen Sie bei einem Vergleich von Zeiterfassungssystemen beachten.
